Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 23.09.2024/Pykälä 27

Hyvltk 23.09.2024 § 27  

438/12.08.00/2024  

Valmistelija vs. kirjastonjohtaja-informaatikko Sipola Nina

Joki-kirjastot ovat kilpailuttaneet kirjallisuuden hankinnan välityssopimuksen. Tarjouspyynnön valmisteli hankintaryhmä, johon kuuluivat kirjastojohtaja Janne Koski (Ylivieska), kirjastotoimenjohtaja Anita Aho (Reisjärvi), kirjastotoimenjohtaja Päivi Holsti (Nivala) ja kirjas-totoimenjohtaja Inga Petäjäsoja (Oulainen). Hankintatyöryhmä on laatinut päätössuosituksen kunnille. Mukana olevat kunnat tekevät kukin hankintapäätökset hankintaohjeidensa ja hallintosääntöjensä mukaisesti.

Hankintasopimus koskee suomen- ja ruotsinkielistä kirjallisuutta, vieraskielistä kirjallisuutta ja kirjallisuuteen liittyvää av-aineistoa. Yhteishankinta ylittää EU-kynnysarvon (2,2 milj. € ja Haapaveden kaupungin osuus 236 000 €/ 4 vuotta). Tarjouspyyntö on julkaistu 22.3.2024 Ylivieskan kaupungin Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta Hilmassa (tarjouspyyntö diaarinumero 491113). Hankinta toteutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaisena avoimena menettelynä. Kilpailutettu sopimuskausi on 1.11.2024–31.10.2026. Sopimusta voidaan jatkaa enintään kahdella optiovuodella 1.11.2026-31.10.2028.

Tarjousten jättämisen määräaika oli 23.4.2024 klo 15. Määräaikaan mennessä saapuivat tarjoukset Kirjavälitys Oy:ltä (Storia Oy, nimenmuutos 25.4.2024 y-tunnus 0110031-0) ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä. Hankintatyöryhmä avasi tarjoukset 24.4.2024. Molemmat tarjouksen jättäneet täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouspyynnön mukaisesti puitesopimukseen olisi hyväksytty viisi toimittajaa, joiden edellytettiin käyttävän Woima-hankintaportaalia. Joki-kirjastojen käyttämä Woima-hankintaportaali vertailee sopimuskaudella kunkin yksittäisen hankinnan hintoja ja ohjaa tilauksen tilaushetkellä edullisemmalle puitesopimustoimittajalle. Jos toimittajia olisi ollut enemmän kuin viisi, niin vertailukohdaksi olisi otettu yrityksen vuosittainen nimikemäärä. Koska hyväksyttäviä tarjouksia saapui kaksi, puitejärjestelyyn valitaan molemmat toimittajat, eikä tarjousten vertailua tarvitse suorittaa.

Hankintapäätös annetaan kunnista tiedoksi sähköisesti. Hankintasopimus ei synny päätöksellä tai siitä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika ovat kuluneet ja hankintayksikkö ja valitut puitesopimustoimittajat ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.

Kilpailutusasiakirjat ovat oheismateriaalina.

Esittelijä vt. hyvinvointijohtaja Haikola Suvi

Päätösehdotus Hyvinvointilautakunta päättää valita Haapaveden kirjaston suomen- ja ruotsin- ja vieraskielisen kirjallisuuden sekä kirjallisuuteen liittyvän av-aineiston hankinnassa puitesopimustoimittajiksi Kirjavälitys Oy:n (Storia Oy) ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n 1.11.2024 – 31.10.2026. Optiokausista 1.11.2026-31.10.2028 tehdään erillinen päätös.

Päätös Hyväksytiin.